Region Norrbotten inför nytt journalsystem med manuell dataöverföring

Region Norrbotten har infört det nya journalsystemet Cosmic, vilket innebär ett stort steg i vårdens digitala utveckling. Övergången från det gamla systemet VAS, som använts i över tre decennier, kräver en manuell överföring av patientdata på grund av skillnader i systemens uppbyggnad.

Det gamla journalsystemet VAS är fritextbaserat medan Cosmic är strukturerat och bygger på listor. På grund av dessa skillnader var det inte möjligt att föra över information automatiskt utan att riskera kvalitetsproblem. En automatisk överföring hade krävt omfattande manuellt arbete för att rätta till fel i efterhand, varför en manuell överföring valdes från början för att säkerställa patientsäkerheten.

Patienter behöver inte göra något i samband med systembytet. Inget patientdata försvinner eller tas bort – VAS sparas som en läskopia så att vårdpersonalen har tillgång till historiska uppgifter vid behov. Det nya journalsystemet förbättrar administration och patientflöden på sikt, men under den första tiden efter övergången kan väntetider vid besök bli längre eftersom medarbetarna fortfarande vänjer sig vid systemet och manuellt uppdaterar vissa uppgifter.

Regionen uppmanar patienter att förnya sina recept i god tid innan de går ut, eftersom det kan uppstå längre väntetider för receptförnyelse under den första tiden efter systembytet. Vissa delar av informationen behöver hanteras manuellt under stabiliseringsfasen. Regionen arbetar intensivt för att hitta snabbare lösningar och minska eventuella förseningar.

Personalens övergång till det nya systemet hanteras genom kontinuerligt arbete med att förbättra och uppdatera arbetssätt och rutiner, särskilt när det gäller hanteringen av läkemedelslistor och andra administrativa moment. Den inledande fasen fokuserar på att identifiera och åtgärda buggar samt effektivisera arbetssätt.